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如何解决团队工作中遇到的问题
双击自动滚屏 发布者:君合智联 发布时间:2005-12-21 阅读:8344

 

   我们设计这个练习有几个主要目的:首先,它让团队成员学会作为一个团队共同工作而不是简单地各司其职;第二,为所有学员提供了平等的参与机会;第三,为学员用科学的步骤解决问题提供了一个实践机会;第四,让参与者学习如何在团队解决问题的过程中发挥作用,即使这个问题与他们的职责并不相关;第五,在每一回合,每个小组都在完全不同的条件下,处于问题解决模式的不同环节,这样能让他们更完整地了解问题解决模式的所有步骤和整个流程的内容(因此,这个练习对新学员很有吸引力);最后,趣味性、挑战性和互动性。

 

 建议时间

  3 31/2小时。

 

准备材料

  资料A到资料D(“提示信息”),每个小组一套

  每人一份资料E(“解决问题的主要步骤”),最好用颜色鲜亮的纸打印

  √4个纸夹

  铅笔或钢笔

  √4张桌子,分开摆放

  足够大的房间,让参与者能分成小组进行练习而不至于妨碍其他小组

 

小组规模

    最理想的练习团队规模是1620人,分成4个小组,每组45人。

 

准备工作

    事先准备3块白板,上面写有如下信息:

  

白板1

    小组讨论的4个议题

    议题1:会议决策过程

    议题2:针对决策的讨论

    议题3:形成不同意见

    议题4:会议成员达成一致意见

    

白板2

    问题解决步骤

    1.确认问题

    2.提出解决方案

    3.解决方案优先排列

    4.建立方案实施计划

  

 

白板3

 

 主题/回合           第一回合     第二回合    第三回合    第四回

  会议决策过程           A           D           C          B

  针对决策的讨论         A           A           D          C

  形成不同意见           C           B           A          D

会议成员达成一致意见    D           C           B          A

备注:把表中的ABCD换成小组的名字。每次只露出当次回合内容,其余部分用白纸盖住。

 

  

  1.介绍主题:今天我们将学习如何依靠团队的力量,通过简单的过程来解决问题。这次练习将围绕团队的会议沟通技巧展开,让学员们用这里介绍的问题解决步骤分析解决团队会议沟通过程中可能存在的问题。我们将分成4个小组进行讨论。”(也可以用你自己的风格来表达)

  2.出示白板1上的内容。培训师作简单介绍,这里列出的是一般团队会议过程中的4个主要环节,我们的任务是分析这些环节中可能存在的问题,并针对这些问题寻求解决的方法。

  3.把参与者分成4个小组(如果参与者来自同一个企业或团队,最好尽量把大家平时工作的小组关系打乱),保证每个人都有一支笔,每个小组都有一个文件夹和一张桌子,保证各个小组能在不受其他小组干扰的情况下工作。

  4.给新成立的小组1分钟的时间相互介绍(如果培训师认为有必要),再给大家1分钟的时间给自己的小组取一个名字。

  5.两分钟以后让各个小组确定他们的名字并把名字分别写在一张白板纸上。

   

第一回合

    1.宣布练习开始,培训师揭开白板2上的遮蔽物亮出确认问题,并解释,各个小组开始进行解决问题的第一个步骤——确认问题。

    2.培训师出示白板3第一回合部分,给每个小组分发资料A,请各小组将本小组的名字写在资料A上端的相应议题的右侧(按照白板3给出的顺序),然后圈出或者用其他的着重符号标示出他们被指定讨论的议题。

    3.请各小组仔细阅读资料A的提示信息,同时用30秒的时间选出一位记录员。

    4.请各小组讨论各自的指定议题(会议过程中的某个环节)中存在哪些因素可能会引起问题,并列出大家的观点。讨论时间为810分钟。

    5.当小组进行第一回合讨论的时候,培训师应该在白板3中适当的位置记录小组的名字:用A组实际选择的名字代替A这个字母,同样地记下BCD三个小组的名字。

    6.过810分钟以后,再给各小组5分钟的时间,就其中的一个因素及可能引发的问题给出一个清晰明确的、恰当的描述,并请记录员将其记录在资料A的相应位置。

把各小组的表A收回至培训师手中。

  

第二回合

  1.在白板2上亮出解决问题过程的第二步骤——提出解决方案。

  2.培训师进行解释:问题解决过程的第二步骤是针对问题提出解决方案。在此之

     前你们进行过多少次头脑风暴?头脑风暴的规则是什么?”试请几名学员描述如何进行头脑风暴,如有必要可以针对他们提出的头脑风暴的规则进行指正。

  3.重新分发资料A,同时分发空白的资料B,按照以下的顺序(见白板):

     A组收回的资料A发给B组;   

     B组收回的资料A发给c组;  

     C组收回的资料A发给D组;   

     D组收回的资料A发给A组。

  4.告诉大家,现在各小组将针对其他小组在上一回合第6步中提出的具体问题(参考重新发放到各组的资料A)提出解决方案。每个小组将可以利用10分钟时间展开头脑风暴,同时要将讨论的结果记录在资料B的相应位置上。

  5.如果有人提问为什么要这么做,请不要做出回答,因为这个问题的讨论是总结的一部分。    

  6.给大家10分钟的时间进行头脑风暴,并进行记录。10分钟后收回各小组的资料A和资料B   

  

第三回合

  1.在白板2上亮出解决问题的第三步骤:在提出的解决方案中排出优先顺序。

  2.告诉大家:问题解决模式的第三步骤是解决方案顺序排列,进行排列是为了决定我们的首选方案。大家在排序过程中主要考虑每个解决方案的可行性、操作难度、该解决方案需占用的时间和这个方案成功解决问题的可能性。

  3.重新分发资料A和资料B,同时分发空白的资料C,按照以下的顺序(见白板3):

     A组收回的资料发给B组;   

     B组收回的资料发给C组;   

     C组收回的资料发给D组;   

     D组收回的资料发给A组。  

  4.告诉大家他们将针对其他小组提出的解决方案进行排序,排序的时间限定为10分钟,并请记录员把排序结果记录在资料C的相应位置。

  5.宣布时间到,并把各小组手中的资料收上来。  

   

第四回合

  1.在白板2上亮出解决问题的第四步骤:建立方案实施计划。

  2.告诉大家:问题解决一般模式的最后步骤是如何实施已经由前一个小组选定的首选解决方案。也许你们并不认同另一个小组为你们选择的解决方案,这就如同实际工作中你们经常遇到的情形:没有选择的余地,很多时候你们不得按照上级的要求实施一个方案。    

“在这个环节中,你们将决定如何实施这个方案:你们需要列出要完成这个方案所有必须做的事情,如果可能,还应该列出负责人的名字或者部门名称。当然,如果你还不很确定,你也可以假想一个人的名字或者职位名称。最后,你们要估计完成每一项任务所需要的时间并确定整个方案完成的日期。也就是说,你的实施计划越精确越好——方案就是通过这种方式实施的!

    3.重新分发资料A、资料B和资料C同时分发空白的资料D,按照以下的顺序(见接力图表3)

     A组收回的资料发给B组:

     B组收回的资料发给C组;

     C组收回的资料发给D组:

     D组收回的资料发给A组。

  4.告诉大家他们有20分钟的时间来建立方案实施计划,并由记录员把结果记录在资料D的相应位置。

5.过20分钟后宣布时间到。

6.分发白板笔,告诉大家他们要把解决方案和实施计划贴在白板纸上,并挂在墙上。

 

 

 1.请各小组选出一位发言人,用5分钟的时间来说明本小组在第四回合接手的资料中所提供的信息和本小组设计出的实施方案,之后请其他小组成员自由提问。

 2.在上面的练习过程中,整个团队共得到4个不同的解决方案和实施计划,请大家共同讨论,他们将采纳哪一个方案和实施计划以及什么时间开始执行。

 

 

    总结阶段组织者应该提出以下问题:

    √这个练习对你有什么帮助吗?

    √你从中学到了什么?

    √你认为练习为什么要这么设计?

    √为什么不让你的小组从头到尾针对一个议题进行工作?

 

 

分发资料E,重新回顾解决问题的各个主要步骤。记得要用鲜亮的纸来打印,以便参与者在需要的时候能够很快找到。

 

 

 1.可以使用任何你能想像到的主题,使用上面的框架来进行练习。

 2.根据参与者的需要适当缩短或延长时间。

 3.让所有小组针对一个议题完成问题解决模式的全部4个步骤。

 
 

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