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降低过期应收账款的万能钥匙
双击自动滚屏 发布者:君合知联 发布时间:2013-3-22 阅读:3829

降低过期应收账款的万能钥匙
——精益六西格玛在降低过期应收账款中的应用

精益六西格玛是一种集成了两种非常重要又相互补充的改进技术的综合方法论.精益六西格玛同时关注消除浪费和降低变异。
精益六西格玛是精益生产与六西格玛管理的结合,其本质是消除浪费。精益六西格玛管理的目的是通过整合精益生产与六西格玛管理,吸收两种生产模式的优点,弥补单个生产模式的不足,达到更佳的管理效果。精益六西格玛不是精益生产和六西格玛的简单相加,而是二者的互相补充、有机结合。将精益六西格玛创新的应用到降低过期应收账款中,将得到意想不到的效果。
下面我们用一个成功的将过期应收账款降低了50%,DSO降低了40天的六西格玛黑带项目进一步阐述,怎样在降低过期应收账款中让精益六西格玛助我们一臂之力。
定义阶段
首先描述要解决的问题,即为什么要做此项目,降低过期AR前后会有什么不同;其次需要预估项目的起始时间,项目绩效的衡量参数及用此参数设定的目标;再次是界定项目的
范围,即对哪个部门的哪段流程进行优化来减少过期AR,最后是展望项目将实现的结果,比如AR降低到什么水平,建立什么新的流程或管理机制。
定义好以上要素后,然后是识别与项目相关的人员的职责,寻找Y=f(X),通过对项目范围内的流程画价值流程图(VSM)或者一般的流程图,找到可以改进的控制点,同时收集分析整理顾客之声(VOC),识别出需要改进的关键技术特性(CTQ)。诸如通过对信用部或者财务部VOC的调查,了解AR现有流程中不尽如人意的地方,找到改进着手点。
本项目是关于改善英格索兰Hussmann逾期AR回收的黑带项目,目的在于降低内部原因造成的AR逾期并改善AR回收流程。通过优化内部业务流程,可以消除大部分造成AR逾期根源。同时,又可以消除与客户之间的争议,提高客户满意度,并加速AR回收。
由于该项目为跨部门改善活动,所以根据部门职责与公司业务流程,对市场部、财务部、销售部等不同部门进行了分工,分别进行各自子流程的肇因分析和解决方案的制定,并安排通
过电话、邮件、会议等进行沟通协调,沟通频率分别为单周、双周、月度。
定义阶段的主要任务是界定问题范围及项目时间,项目时间计划表如下图所示。
通过访问调查来倾听顾客之声(VOC),从英格索兰市场部、财务部、销售部、IT部等相关部门了解AR的情况及逾期分析。最终确定了关键质量特性(Critical to Quality, CTQ),即将AR逾期降低50%。
测量阶段
测量阶段的任务是获取分析阶段所需要的各种数据,并确定数据来源的可靠性.
制定的测量计划如下(图三):
以下四幅图为收集的2008年1月~12月的数据,来纵观改善前的状况,也同时可以得到改善的baseline(基线)..
分析阶段
分析阶段是项目执行精益六西格玛的中转站,项目领导人更应该明白自己需要做些什么,充分的数据输入,流程输入是要保证的,在数据还为收集完之前不能对肇因草率下结论.
我们在上一阶段已得到流程输出的数据的基础上,集合来自不同部分团队成员进行头脑风暴,来得出可能的肇事原因。主要有以下过程:
把团队成员头脑风暴的产物用鱼骨图表示出来,“鱼头”部分即该项目要解决的问题采用鱼刺图工具对主要肇因进行分析,辨识过期应收账款的症结所在。
下面是肇因寻找之旅的又一站,对逾期应收账款的原因进行帕累托分析,如下图所示,通过分析将逾期的内部原因归纳为五类,按影响程度从大到小依次为:①付款流程问题;②付款手续问题(不同的客户要求的付款手续不同);③客户订单变更的确认问题;④开票问题(例如:发票格式不正确);⑤付款条件问题。
并且发现由于内部流程原因造成的逾期货款占全部应收货款的比例为40%.
找到关键肇因之后,并不能直接对此进行改进,团队还需要具体问题具体分析,对5个关键X进行深入分析。继而用Y=f(X)和5W方法发现以下关键肇因:
改进阶段
在改进阶段要做的就是针对分析阶段找出的5个关键X进行的深入分析,对各个改进点提出并实施解决方案。改进阶段关注以下几个问题。
1、付款流程问题
Ø 项目团队发现以前对客户的付款进度没有有效的跟踪,这样就造成了付款期限的延长,针
对这一点项目团队决定建立起如下图的 “财务表现考核表”, 其中为所有公司内的相关部门设置主要的考核指标,来衡量相关部门在应收账款的回收中的表现.
Ø 为了能更好的控制应收账款的回收进度,同时对付款事项作出快速反应,项目团队决定每月和销售团队开 “月度应收账款回收和每周一次的过期账款回收进度回顾”的会议.
Ø 在和客户签订销售合同前,先对客户的信用进行审核,尤其是地区的大客户.
2、 付款手续问题
Ø  以前在项目结束找客户付款时,经常手续不全或者丢失,所以现在由服务助理主要负责相关文件的存档并且建立跟踪合同实施进度的流程.
3、客户订单变更的确认问题
Ø 即在财务部的支持下,提高发票的准确性.客户订单变更后,确认不及时,造成在开发票时和客户在产品数量和产品型号上有争议.在今后工作中,一旦客户更改订单,马上和客户确认. 同时这也能解决4“开票问题”.
5、 付款条件问题
Ø 系统默认的付款期限是0天,所以一旦发票开出,应收账款就是过期的. 改进后,在系统中根据不同的客户设置灵活的付款条件
Ø 以前在于客户的销售合同上并未注明付款条件,改进后将把付款条件写进销售合同.
6、 从销售到收款的流程问题
Ø 把工作流程标准化(包括客户信用审核,销售合同的签署,现场的操作,开票,收款,文件存档)
Ø 改善后在签销售合同是,尽量详细的写明付款条件,负责就按照默认的30天来计算,而不是现在系统默认的0天.
控制阶段
只有通过成功实施控制,才能保证精益六西格玛项目的改进成果不是昙花一现,保证改善的成果可以继续维持下去而不返回到原始状态.可以说,成功地实施控制阶段,是精益六西格玛项目团队取得最终胜利的保证.
Ø 如上图所示,本项目在成功改善后月度过期应收账款和DSO 均有很大改善:
 过期应收账款从:从$4.95M 降低到 $3.40M, 减少了$1.55M
 DSO: 从165天 降低到 95天,减少了70 天。
Ø 以下是MINITAB运行得到的假设检结果:
Ø 为了进一步保证项目的改善成果,项目团队制作了一下控制计划
推广阶段
精益六西格玛管理方法作为一种既时尚又实用的持续改进方法,已被许多企业作为在新经济环境下获得并保持竞争力的重要手段.将精益六西格玛项目成功地进行复制推广,必将给企业带来更高经营绩效.
Ø 定期的对流程进行跟踪和改进对应收账款的账户的有效控制是必须的.
Ø 客户付款跟踪流程应该既用在主要客户上又用在区域性的客户上
Ø 清晰定义不同职能的职责和共享辅助资源对提高收款效率是至关重要的.
Ø 针对销售合同付款用的相关文件应妥善保管,尤其是与尾款相关的文件.
 
在开始着手降低过期应收账款之前,我们应该有个目标,即我们想把应收账款降到什么水平。
• 过期应收账款过高,这只是个表面问题,引起这一问题的往往是若干因素的叠加。透过现象看本质,在定义阶段Y= f(x)在帮助我们把可能引起应收账款过高的因素找出来时会起到很大作用。
• 召集相关人员进行头脑风暴,那些潜藏在水底的诱因便一个个的浮出水面。
• 在列出可能的原因后,我们就到了测量阶段。沿着我们在上一阶段列好的各种原因,收集可靠的相关数据。
用一些经典的常用的工具(例如:帕累托图,鱼骨图等)把数据沉淀一下,也是去伪存真,拨开迷雾见谜底的过程。
• 在这个阶段的结尾,谜底基本上是会揭晓了的。原来相叠加的原因,现在基本上会层次分明地,按对Y负责的程度高低站在我们面前。
• 下面我们就开始了逐个击破的过程。
• 改进之后,为了保持战果,我们要制定控制计划,将来之不易的战果保持住。
• 需要时,我们可以把这个过程再重新走一遍,以精益求精。
 
 
 

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